Vragen en antwoorden over het gebruik van gegevens van mijn leden
De Grote Clubactie gaat op een veilige manier met de gegevens van leden om in de afgeschermde ‘Mijn Grote Clubactie-omgeving’. De gegevens in deze omgeving beheren jullie als vereniging zelf. Lees hieronder de meest gestelde vragen en antwoorden over de gegevens van leden.
Wat is de reden voorafgaand aan de Grote Clubactie de gegevens van mijn leden te uploaden in de ‘Mijn Grote Clubactie-omgeving’?
- Er worden automatisch online verkooppagina’s (weblinks en QR-codes) aan de deelnemende leden gekoppeld.
- De leden kunnen hun eigen verkooppagina vanaf de start eenvoudig delen via hun verkoopboekje en/of online via WhatsApp, e-mail en social media met familie en vrienden.
- De online verkochte loten worden direct gekoppeld aan de juiste leden. Deze hoef je dus achteraf niet handmatig in te voeren.
Welke gegevens zijn verplicht voor het uploaden van leden in de ‘Mijn Grote Clubactie-omgeving’?
Alleen de voornaam, achternaam en teamnaam zijn verplicht. Zo kan een vereniging in de ‘Mijn Grote Clubactie-omgeving’ goed en duidelijk het aantal verkochte loten bijhouden per verkoper en team. Dit is dus alleen zichtbaar voor de coördinator van de vereniging die toegang heeft tot de omgeving.
Waarom zou ik ook het e-mailadres van mijn leden toevoegen?
Bij het uploaden van de leden is het toevoegen van het e-mailadres optioneel. Het is dus niet verplicht, maar het biedt je als vereniging en verkoper de volgende voordelen:
- Je kunt als vereniging een e-mailing inplannen waarbij de verkoper per e-mail de link van zijn eigen verkooppagina ontvangt bij de start van de actie.
- In deze e-mail zit ook een code zodat verkopers toegang krijgen tot hun eigen online verkooppagina. Dit geeft ze inzicht in hun online lotenmeter, gewonnen badges, stand in het team en binnen de vereniging en er zijn verschillende video’s met tips en tricks.
- De leden ontvangen een e-mail als ze online een lot hebben verkocht.
Welke gegevens van mijn leden worden getoond aan de kopers?
Alleen wanneer er een lot online wordt gekocht via de persoonlijke verkooppagina van de leden is hier alleen de voornaam van de verkoper zichtbaar.
Wat doet de Grote Clubactie met de gegevens van mijn leden?
De Grote Clubactie verwerkt deze zoals beschreven in het privacy statement. Bijvoorbeeld voor het uitreiken van prijzen en het kunnen doorlopen van het verkoopproces.
Kan ik de Grote Clubactie ook organiseren zonder gebruik te maken van de gegevens van mijn leden?
Ja, dat kan. Hierbij is het echter niet mogelijk om de verkochte loten aan de leden te koppelen, persoonlijke verkooppagina’s aan te maken en de lotenstand per verkoper en/of team bij te houden.
Wie zien de gegevens van de leden die zijn geüpload?
Alleen personen binnen jullie vereniging die kunnen inloggen in de ‘Mijn Grote Clubactie-omgeving’ kunnen de gegevens van de leden zien. Anderen hebben hier geen toegang tot.
Kan ik de gegevens later verwijderen / worden deze verwijderd?
De leden die zijn geüpload in de ‘Mijn Grote Clubactie-omgeving’ kun je indien wenselijk na de actie verwijderen. Deze gegevens zijn hierna dan ook niet meer terug te vinden. Als vereniging heb je daarom altijd de mogelijkheid om eerst een overzicht te downloaden.
De Grote Clubactie bewaart de gegevens niet langer dan noodzakelijk zoals beschreven in ons Privacy statement.
Moet ik toestemming vragen aan mijn leden om hun gegevens te gebruiken voor de Grote Clubactie?
De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de vereniging. Wij adviseren om leden te informeren over de actie, het doel van de actie en dat hun voornaam wordt gebruikt om een persoonlijke verkooppagina te maken. Veel verenigingen hebben hierover afspraken gemaakt met hun leden in het huishoudelijk reglement.
Conform de voorwaarden van de aan de Grote Clubactie verleende vergunning wordt er jaarlijks een IT-audit gehouden in opdracht van de Kansspelautoriteit. In dit toezicht zijn belangrijke onderwerpen als IT-processen en security opgenomen.